사무직 채용공고를 찾다 보면 거의 빠지지 않는 조건이 있습니다.
엑셀 사용 가능자
엑셀 능숙자 우대
컴퓨터 활용 가능자
엑셀을 열어서 숫자를 입력할 수는 있지만 함수를 잘 모른다면 지원해도 되는지 고민될 수 있습니다.
반대로 자격증은 있지만 실제 회사에서 엑셀을 사용해본 경험이 없다면 능숙자라는 표현이 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.
문제는 회사마다 말하는 엑셀 가능자의 수준이 다르다는 것입니다.
어떤 회사는 자료입력과 표 정리 정도만 할 수 있어도 충분하지만, 다른 회사는 함수와 피벗테이블까지 사용할 사람을 찾기도 합니다.
그래서 채용공고에서는 엑셀 가능자라는 한 줄보다 실제 담당업무를 함께 읽어야 합니다.
같은 ‘엑셀 가능자’라도 업무가 다릅니다
세 가지 사무직 공고가 있다고 가정해보겠습니다.
A 공고
주문내용 엑셀 입력
거래처별 자료 정리
출력 및 파일관리
엑셀 사용 가능자
이 공고라면 기본적인 입력과 정렬, 표 작성 정도가 주요 업무일 가능성이 있습니다.
B 공고
월별 매출자료 정리
거래처별 실적 취합
재고자료 관리
엑셀 능숙자 우대
A 공고보다 숫자를 정리하고 여러 자료를 합치는 일이 많아 보입니다.
기본 함수나 필터, 정렬 등을 자주 사용할 가능성이 있습니다.
C 공고
매출 데이터 분석
부서별 실적 보고서 작성
피벗테이블 활용
엑셀 고급 사용자 우대
이 정도라면 단순 자료입력보다 높은 수준을 요구한다고 볼 수 있습니다.
결국 같은 엑셀이라는 단어가 들어 있어도 실제 업무를 보면 필요한 수준이 다릅니다.
자료입력 중심이라면 이 정도부터 봅니다
사무보조나 일반사무 신입 공고에서 가장 많이 사용하는 작업은 복잡한 계산보다 정확한 자료입력인 경우가 있습니다.
예를 들어 거래처 주문을 아래처럼 정리한다고 생각해보겠습니다.
| 날짜 | 거래처 | 상품 | 수량 | 금액 |
|---|---|---|---|---|
| 8/3 | A상사 | 제품A | 5 | 150,000 |
| 8/3 | B유통 | 제품B | 10 | 240,000 |
| 8/4 | C마트 | 제품A | 3 | 90,000 |
이런 자료를 다룬다면 필요한 능력은 생각보다 기본적인 것부터 시작합니다.
셀에 내용을 입력하고 수정할 수 있는지,
열의 너비를 조절할 수 있는지,
표에 테두리를 넣을 수 있는지,
날짜와 숫자 형식을 바꿀 수 있는지,
필요한 행과 열을 추가할 수 있는지,
인쇄할 영역을 정할 수 있는지가 중요합니다.
함수를 많이 알아도 자료를 잘못 입력하거나 기존 양식을 망가뜨린다면 실제 업무에서는 더 불편할 수 있습니다.
신입 사무직에서는 빠르게 입력하는 것보다 정확하게 입력하고 기존 양식을 유지하는 능력이 먼저 필요한 경우도 있습니다.
정렬과 필터는 활용도가 높습니다
엑셀 실무에서 비교적 자주 사용하는 기능이 정렬과 필터입니다.
예를 들어 거래처 500개의 자료가 있을 때 서울지역 거래처만 확인해야 한다고 해보겠습니다.
한 줄씩 찾아볼 필요 없이 필터를 사용하면 원하는 조건만 볼 수 있습니다.
또 매출이 높은 순서대로 확인하거나 날짜순으로 데이터를 정리할 때 정렬을 사용할 수 있습니다.
채용공고에 다음과 같은 업무가 있다면 정렬과 필터를 사용할 가능성이 있습니다.
- 주문관리
- 고객명단 관리
- 재고관리
- 출고자료
- 매출자료
- 직원명단
- 근태자료
사무직 신입이라면 복잡한 함수보다 먼저 정렬·필터를 자연스럽게 사용할 수 있는 수준까지 연습해두는 것도 도움이 됩니다.
함수는 무조건 많이 외울 필요는 없습니다
엑셀이라고 하면 함수부터 걱정하는 사람이 많습니다.
하지만 실제 회사에서 사용하는 함수는 직무에 따라 다릅니다.
간단한 사무업무라면 다음처럼 기본적인 계산만 사용하는 경우도 있습니다.
SUM
합계를 계산할 때 사용합니다.
AVERAGE
평균을 확인할 때 사용할 수 있습니다.
COUNT
데이터 개수를 세는 데 활용할 수 있습니다.
조금 더 자료관리가 많은 업무에서는 조건에 따라 값을 찾거나 집계하는 기능이 필요할 수도 있습니다.
중요한 것은 함수 이름을 수십 개 외우는 것이 아닙니다.
현재 지원하는 직무에서 어떤 자료를 다루는지가 먼저입니다.
예를 들어 경리사무와 인사사무, 생산관리 사무는 같은 엑셀을 사용해도 자주 쓰는 기능이 달라질 수 있습니다.
이런 업무가 있다면 한 단계 더 준비합니다
공고에 다음 표현이 있다면 단순 입력보다 높은 수준의 엑셀 사용을 예상해볼 수 있습니다.
각종 실적보고서 작성
월별 데이터 취합
매출분석
원가자료 관리
대량 데이터 관리
피벗테이블 사용
함수 활용 가능자
예를 들어 여러 지점에서 받은 매출파일을 하나로 정리해야 한다면 자료를 단순히 입력하는 것과는 다릅니다.
중복 데이터를 확인하거나,
여러 조건으로 정렬하고,
필요한 정보만 필터링하고,
계산식을 복사하거나,
합계자료를 만들어야 할 수 있습니다.
이런 공고라면 면접 전에 해당 회사가 어떤 데이터를 주로 다루는지 확인해보는 것이 좋습니다.
‘엑셀 능숙자’라는 표현만 보면 판단하기 어렵습니다
공고에 이런 문장이 있다고 해보겠습니다.
엑셀 능숙자 우대
이 한 문장만으로는 실제 수준을 알 수 없습니다.
그래서 담당업무를 함께 봅니다.
이런 경우
거래명세서 출력
자료입력
서류정리
엑셀 능숙자 우대
실제 업무는 기본적인 사무처리에 가까울 수 있습니다.
이런 경우
영업실적 분석
월별 매출보고서
피벗테이블
데이터 가공
엑셀 능숙자 우대
요구수준이 훨씬 높을 가능성이 있습니다.
같은 표현이라도 공고의 업무내용이 실제 난이도를 알려주는 단서입니다.
자격증이 있으면 엑셀을 잘한다고 볼 수 있을까요?
컴퓨터 관련 자격증은 기본 지식이나 프로그램 활용능력을 보여주는 자료가 될 수 있습니다.
하지만 채용담당자가 실제로 궁금한 것은 입사 후 업무를 처리할 수 있는지입니다.
예를 들어 자격증이 없어도 이전 회사에서 매일 매출자료를 정리했던 사람이라면 실무 적응이 빠를 수 있습니다.
반대로 자격증을 취득한 뒤 오랫동안 엑셀을 사용하지 않았다면 기능이 기억나지 않을 수도 있습니다.
따라서 이력서에는 단순히
엑셀 사용 가능
이라고 적기보다 실제 경험을 함께 보여주는 것이 좋습니다.
예를 들면,
엑셀을 이용한 일별 주문자료 및 월별 매출자료 정리
또는
거래처별 판매내역 정리 및 재고현황 관리
처럼 작성할 수 있습니다.
면접에서 엑셀 테스트를 한다면
사무직 채용에서는 회사에 따라 간단한 컴퓨터 활용 테스트를 진행할 수도 있습니다.
테스트가 있다면 회사마다 내용은 다르겠지만 기본적인 사무작업을 확인하는 경우를 생각해볼 수 있습니다.
예를 들어,
- 표 작성
- 주어진 자료 입력
- 합계 계산
- 정렬
- 필터
- 간단한 함수
- 인쇄영역 설정
- 파일 저장
등입니다.
테스트가 걱정된다면 면접 전에 어려운 기능을 전부 공부하기보다 기본적인 표 하나를 처음부터 직접 만들어보는 연습이 더 현실적일 수 있습니다.
집에서 30분만 확인해볼 수 있습니다
사무직 지원 전 자신의 수준을 알고 싶다면 빈 엑셀 파일 하나를 열어 아래와 같은 가상의 주문자료를 만들어보세요.
회사명, 날짜, 제품명, 수량, 단가와 금액을 20줄 정도 입력합니다.
그다음 스스로 해봅니다.
날짜순으로 정렬합니다.
회사 하나만 필터로 골라봅니다.
전체 금액의 합계를 계산합니다.
제목 행을 보기 좋게 정리합니다.
열 너비를 조절합니다.
한 페이지에 출력되도록 설정해봅니다.
이 과정을 큰 어려움 없이 할 수 있다면 기본적인 자료입력형 사무직 공고를 볼 때 엑셀 가능자라는 문구를 지나치게 두려워할 필요는 없습니다.
반대로 여기서 막히는 부분이 있다면 그 기능부터 연습하면 됩니다.
지원 여부는 이렇게 판단해봅니다
예를 들어 신입 지원자가 아래 공고를 발견했다고 해보겠습니다.
일반사무 신입 가능
엑셀 가능자
주문자료 입력
거래처 전화응대
매출자료 정리
엑셀 고급기능이 따로 적혀 있지 않고 업무가 자료입력과 기본 관리 중심이라면 지원을 검토해볼 수 있습니다.
반대로 아래와 같은 공고라면 조금 더 확인하는 것이 좋습니다.
경영지원 경력직
대량 데이터 관리
실적보고서 작성
각종 함수 및 피벗테이블 활용 필수
현재 해당 기능을 거의 사용하지 못한다면 입사 후 바로 업무를 수행하기 어려울 수 있습니다.
이 경우 지원하지 말라는 의미가 아니라 회사가 원하는 수준과 자신의 현재 수준 차이를 먼저 파악하자는 것입니다.
공고가 애매하면 한 문장만 물어보세요
엑셀 능숙자라는 말이 부담스럽다면 채용담당자에게 어렵게 질문할 필요가 없습니다.
이렇게 물어볼 수 있습니다.
“실제 업무에서 엑셀은 어느 정도 수준으로 사용하나요?”
조금 더 구체적으로는,
“주로 자료입력과 정리 정도인지, 함수나 피벗테이블까지 사용하는 업무인지 궁금합니다.”
이렇게 질문하면 자신이 지원 가능한 수준인지 판단하기 쉬워집니다.
실제 채용공고에서는 같은 ‘엑셀 가능자’라는 표현도 업무에 따라 요구수준이 달랐습니다.
최근 공개된 사무직 채용공고 20건을 직접 비교한 결과는 ‘사무직 채용공고 20건을 직접 비교해보니,
엑셀 가능자는 실제로 달랐습니다’에서 확인할 수 있습니다.
마무리
사무직 채용공고의 엑셀 가능자라는 표현에는 하나의 정해진 기준이 있는 것이 아닙니다.
자료입력과 표 작성만 필요한 회사가 있는 반면, 함수와 데이터 분석까지 필요한 회사도 있습니다.
그래서 엑셀 가능자, 엑셀 능숙자라는 문구만 보고 지원 여부를 결정하지 마세요.
공고의 실제 담당업무에서
자료입력인지, 자료관리인지, 데이터 분석인지
를 먼저 확인하는 것이 중요합니다.
특히 신입 사무직이라면 처음부터 어려운 기능을 모두 외우기보다 자료입력, 정렬, 필터, 기본 계산과 인쇄처럼 자주 사용하는 기본기부터 익혀두는 편이 현실적입니다.
엑셀 실력 자체보다 지원하려는 회사에서 엑셀로 무엇을 해야 하는지를 먼저 파악하면 채용공고를 훨씬 정확하게 읽을 수 있습니다.