사무직 채용공고를 찾다 보면 제목만으로는 실제 업무를 알기 어려운 경우가 많습니다.
사무직 직원 모집
경리 및 일반사무
사무·영업지원 담당자
총무업무 가능한 분
겉으로는 모두 비슷해 보이지만 입사 후 실제로 하는 일은 크게 달라질 수 있습니다.
문서작성과 자료입력을 예상하고 지원했는데 전화영업이 주업무일 수도 있고, 경리라고 생각했는데 급여자료와 세금계산서, 비용정산까지 모두 담당해야 할 수도 있습니다.
그래서 사무직 채용공고를 볼 때는 공고 제목보다 담당업무에 적힌 단어를 먼저 확인하는 것이 중요합니다.
이번 글에서는 가상의 채용공고 세 개를 비교하면서 일반사무·경리·총무·영업지원 업무가 실제로 어떻게 구분되는지 살펴보겠습니다.
사무직 공고에 ‘엑셀 가능자’나 ‘OA 활용 가능자’라고 적혀 있다면
어느 수준까지 준비해야 하는지 애매할 수 있습니다.
실제 업무에서 요구하는 수준은
‘사무직 공고의 엑셀 가능자, 실제로 어느 정도를 말할까’에서 따로 정리했습니다.
먼저 세 개의 채용공고를 비교해보겠습니다
아래는 실제 채용공고에서 자주 볼 수 있는 업무내용을 단순화한 예시입니다.
| 구분 | A 공고 | B 공고 | C 공고 |
|---|---|---|---|
| 공고 제목 | 일반사무 직원 모집 | 경리사무 직원 모집 | 사무·총무 담당자 모집 |
| 주요 업무 | 자료입력, 문서작성, 전화응대 | 매입·매출 입력, 세금계산서, 비용정리 | 비품관리, 계약서, 차량·시설관리 |
| 주로 쓰는 도구 | 엑셀, 한글, 이메일 | 엑셀, 회계프로그램 | 엑셀, 그룹웨어 |
| 외부 연락 | 고객·거래처 | 거래처·회계사무소 | 업체·관공서 |
| 돈 관련 업무 | 적음 | 많음 | 일부 있음 |
| 외근 가능성 | 낮음 | 낮음 | 비교적 있음 |
세 공고 모두 넓게 보면 사무직입니다.
하지만 실제 업무는 꽤 다릅니다.
A 공고는 문서와 자료를 다루는 일반사무, B 공고는 금액과 증빙자료를 관리하는 경리, C 공고는 회사 운영에 필요한 여러 업무를 관리하는 총무에 가깝습니다.
따라서 사무직이라는 직종명 하나만 보고 지원하는 것은 피하는 것이 좋습니다.
1. 자료입력·문서작성이라는 단어가 많다면
채용공고에 다음 표현이 반복된다면 일반사무 성격이 강할 가능성이 있습니다.
- 자료입력
- 문서작성
- 파일관리
- 엑셀 정리
- 이메일 발송
- 서류정리
- 우편물 관리
- 전화응대
예를 들어 이런 공고가 있다고 가정해보겠습니다.
공고 A
주문자료 입력
거래처별 파일 정리
엑셀을 이용한 매출자료 취합
대표전화 응대
기타 사무업무
이 공고에서 가장 먼저 볼 단어는 자료입력, 파일 정리, 엑셀입니다.
일반적인 사무보조나 일반사무 업무에 가까워 보입니다.
하지만 마지막의 기타 사무업무는 범위가 넓습니다.
그래서 면접에서는 이렇게 질문해보는 것이 좋습니다.
“자료입력과 전화응대가 하루 업무에서 각각 어느 정도 비중인가요?”
같은 일반사무라도 전화가 하루 몇 통 없는 곳과 주문전화가 계속 들어오는 곳은 실제 근무환경이 크게 다릅니다.
2. 매입·매출·세금계산서가 보인다면
다음 표현이 많다면 경리업무가 포함된 공고일 가능성이 높습니다.
- 매입·매출
- 세금계산서
- 거래명세서
- 전표
- 입출금
- 비용정산
- 법인카드
- 급여자료
- 부가세 자료
예를 들어 B 공고가 다음과 같다고 해보겠습니다.
공고 B
매입·매출 전산입력
전자세금계산서 발행
법인카드 사용내역 정리
거래처 입금 확인
월별 자료 회계사무소 전달
이 공고는 회사 안에서 자료를 정리하고 회계사무소에 전달하는 경리 실무형 업무에 가깝습니다.
그런데 공고에 아래 표현까지 있다면 요구 수준이 달라질 수 있습니다.
월 결산
부가세 신고
원천세 신고
재무제표 작성
이 경우에는 단순 경리보다 회계업무의 비중이 높을 수 있습니다.
따라서 경리공고를 볼 때는 단순히 경리직이라는 제목만 볼 것이 아니라 회계사무소에 맡기는 업무와 회사에서 직접 처리하는 업무를 구분해서 확인하는 것이 좋습니다.
3. 비품·시설·차량·계약이 보인다면
이 네 가지 단어가 자주 등장하면 총무 성격이 강한 공고일 수 있습니다.
예를 들어 C 공고입니다.
공고 C
사무용품 및 비품 구매
법인차량 관리
각종 계약서와 보험 갱신
사무실 시설관리
관공서 서류업무
이 업무는 문서작성만 하는 사무직과는 조금 다릅니다.
필요하면 물품을 구매하거나 차량을 정비소에 보내고, 관공서나 은행에 직접 방문하는 일이 포함될 수 있습니다.
그래서 총무 공고에서 운전면허 우대, 자차 가능자 우대 등의 조건이 있다면 외근 가능성을 함께 살펴보는 것이 좋습니다.
4. 고객관리·주문·매출이 보인다면
다음 표현은 영업지원 공고에서 자주 볼 수 있습니다.
- 거래처 관리
- 주문접수
- 견적서
- 출고요청
- 납기관리
- 고객관리
- 매출관리
- 영업사원 지원
영업지원은 영업사원이 업무를 진행할 수 있도록 주문과 일정, 서류를 지원하는 역할인 경우가 많습니다.
하지만 공고에 따라 직접적인 영업업무가 포함되기도 합니다.
예를 들어,
기존 거래처 주문관리 및 영업지원
이라면 기존 고객의 주문을 처리하는 업무에 가까울 수 있습니다.
반면,
신규 거래처 발굴 및 고객관리
매출목표 관리
라고 적혀 있다면 단순 영업지원보다 영업업무 비중이 높을 가능성이 있습니다.
전화영업을 원하지 않는 사람이라면 신규, 발굴, 목표, 실적, 인센티브 같은 단어를 확인하세요.
5. ‘기타 업무’라는 문장을 그냥 넘기지 마세요
사무직 공고에서 자주 볼 수 있는 표현이 있습니다.
기타 회사에서 지정하는 업무
이 문장 하나만으로 문제가 있는 채용공고라고 볼 수는 없습니다.
실제로 회사에서 근무하다 보면 본래 담당업무 외에 필요한 업무를 도울 수 있기 때문입니다.
하지만 공고 전체가 다음처럼 모호하다면 실제 업무범위를 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.
- 사무업무 전반
- 회사 전반적인 관리
- 대표자 지시업무
- 기타 제반업무
이런 공고에서는 면접에서 다음 질문이 도움이 됩니다.
“오전 출근부터 퇴근할 때까지 보통 어떤 업무를 가장 많이 하나요?”
이 질문을 하면 공고에 적혀 있지 않은 실제 업무를 확인하기 쉽습니다.
일반사무·경리·총무·영업지원을 한눈에 구분하면
| 직무 | 주로 다루는 것 | 공고에서 자주 보이는 단어 |
|---|---|---|
| 일반사무 | 문서와 자료 | 자료입력, 문서작성, 엑셀, 파일 |
| 경리 | 돈과 증빙 | 매입, 매출, 전표, 세금계산서 |
| 총무 | 회사 운영 | 비품, 시설, 차량, 계약 |
| 영업지원 | 주문과 거래처 | 주문, 견적, 납기, 고객 |
| 인사 | 직원 정보 | 채용, 근태, 휴가, 급여자료 |
이 표는 공고를 빠르게 구분하기 위한 기준입니다.
실제 회사에서는 여러 업무가 한 직무에 섞일 수 있습니다.
특히 직원 수가 많지 않은 회사에서는 일반사무와 경리, 총무를 한 사람이 함께 담당하는 경우가 있습니다.
업무가 여러 개 섞여 있는 공고는 이렇게 봅니다
예를 들어 아래와 같은 공고를 발견했다고 가정해보겠습니다.
사무직 직원 모집
엑셀 자료관리
매입·매출 정리
고객 전화응대
비품관리
거래처 주문접수
기타 회사 업무
제목은 단순한 사무직이지만 실제로는 일반사무·경리·영업지원·총무가 모두 섞여 있습니다.
이런 공고가 반드시 나쁜 것은 아닙니다.
다만 지원하기 전 세 가지를 확인하는 것이 좋습니다.
어떤 업무의 비중이 가장 높은가
업무가 다섯 가지 적혀 있어도 실제로는 주문처리가 하루 업무의 대부분일 수 있습니다.
혼자 담당하는 업무인가
같은 업무를 담당하는 직원이 있는지에 따라 업무부담과 인수인계 방식이 달라집니다.
어느 수준까지 직접 처리해야 하는가
예를 들어 매입·매출 자료입력만 하면 되는지, 세무신고까지 직접 해야 하는지에 따라 필요한 경험이 달라집니다.
프로그램 이름도 업무를 구분하는 단서가 됩니다
채용공고에는 회사에서 사용하는 프로그램이 적혀 있는 경우가 있습니다.
엑셀·한글
자료정리와 문서작성 중심의 일반적인 사무업무일 가능성이 있습니다.
회계프로그램
경리·회계업무가 포함될 가능성이 높습니다.
ERP
구매·재고·생산·회계 등 회사 업무를 전산으로 관리하는 직무일 수 있습니다.
쇼핑몰 통합관리 프로그램
주문·배송·고객문의와 관련된 업무일 가능성이 있습니다.
프로그램 경험이 없다고 해서 반드시 지원할 수 없는 것은 아닙니다.
공고에서 필수인지 우대인지 먼저 구분하고, 입사 후 교육이 가능한지도 확인해보세요.
어떤 사무직이 나에게 맞을까요?
사무직을 처음 찾는다면 자격증부터 비교하기보다 자신이 어떤 일을 비교적 편하게 할 수 있는지 생각해보는 것도 좋습니다.
문서와 자료를 정리하는 업무가 잘 맞는다면
일반사무나 사무보조부터 살펴볼 수 있습니다.
숫자와 증빙자료를 다루는 것이 괜찮다면
경리나 회계보조 공고를 확인해볼 수 있습니다.
한 가지 업무보다 여러 업무를 처리하는 것이 괜찮다면
총무나 경영지원 업무가 맞을 수 있습니다.
거래처와 연락하고 일정을 조율하는 것이 괜찮다면
영업지원이나 주문관리 업무를 살펴볼 수 있습니다.
결국 직종명보다 입사 후 매일 반복하게 될 업무가 무엇인지를 확인하는 것이 중요합니다.
면접에서는 세 가지만 물어봐도 도움이 됩니다
공고 내용이 애매하다면 질문을 많이 준비할 필요는 없습니다.
다음 세 가지를 확인해보세요.
1. 하루 중 가장 많은 비중을 차지하는 업무는 무엇인가요?
실제 핵심업무를 확인할 수 있습니다.
2. 같은 업무를 담당하는 직원은 몇 명인가요?
혼자 담당하는지 팀으로 나누는지 확인할 수 있습니다.
3. 회사에서 직접 처리하는 업무와 외부 업체에 맡기는 업무는 무엇인가요?
특히 경리·회계나 시설관리 업무의 책임범위를 파악하는 데 도움이 됩니다.
업무내용은 마음에 드는데 급여가
‘면접 후 협의’로만 표시된 공고라면 지원 전에 급여를 언제 확인해야 할지도 생각해볼 필요가 있습니다.
이런 경우에는 ‘급여가 면접 후 협의라면, 언제 얼마를 물어봐야 할까’를 함께 참고해보세요.
마무리
사무직 일자리를 찾을 때 가장 먼저 볼 것은 일반사무, 경리, 총무라는 공고 제목이 아닙니다.
담당업무에 어떤 단어가 반복해서 등장하는지 확인해보세요.
자료입력·문서작성이 많다면 일반사무,
매입·매출·세금계산서가 많다면 경리,
비품·시설·차량·계약이 많다면 총무,
주문·견적·거래처가 많다면 영업지원 성격이 강할 가능성이 있습니다.
그리고 여러 업무가 한 공고에 함께 적혀 있다면 업무의 개수보다 실제로 하루 중 무엇을 가장 많이 하는지를 확인하는 것이 중요합니다.
사무직이라는 넓은 이름보다 공고 속 몇 줄을 제대로 읽는 것이 입사 후 예상하지 못한 업무 차이를 줄이는 데 더 도움이 됩니다.